Komplekse projekter kræver kommunikation

God projektledelse kræver styring, modeller og struktur, men det er ikke nok. God kommunikation og gode relationer skal også være til stede, for at projekter kan lykkes og forankres som ønsket.

/ Af Bjarne Stark, konsulent og underviser ved AttractorKurser

I organisationsteorien gives der overordnet to komplementære bud på, hvad en god ledelsespraksis består af. Dette kan beskrives på utallige måder. På engelsk har man den helt enkle sondring mellem management og leadership. De to ord henviser til ledelse som bestående af to poler, nemlig den uddelegerende og strukturerende ledelsesstil, der er synonym med betegnelsen management, og den mere kommunikative og involverende ledelsesstil, der er synonym med betegnelsen leadership.

 Mange organisationer har allerede etableret strukturer for projektarbejdet i form af projektmodeller og standardiserede procesbeskrivelser, hvilket har medført et stigende fokus på vigtigheden af at lykkes med projektorganiseringens afledte kommunikations- og samarbejdsprocesser. Procesorienterede værktøjer, såsom dialogisk involvering, coachende tilgang, anerkendelse og styrkebaseret ledelse, er alle eksempler på tendenser inden for den systemiske organisationsudvikling, som vi mener, kan skabe et væsentligt bidrag til styrkelsen af ledelse af projekter.

Potentialet ligger i kommunikation og samarbejde

I mange organisationer eksisterer der som nævnt en projektpraksis, der er understøttet af forskellige formaliserede arbejdsgange og modeller. En del skoler inden for projektledelse, har da også netop deres primære fokus på at begrunde og skabe de strukturer, der kan sætte et ofte uoverskueligt projekt på formel og skabe klarhed og retning.

I takt med, at opgaverne bliver mere komplekse og videnstunge, oplever mange organisationer dog, at de kommunikative og samarbejdsmæssige udfordringer stiger. Meget tyder således på, at det er muligt at komme et stykke af vejen ved at fokusere på hensigtsmæssig styring og strukturering af projektarbejdet, men at det egentlige udviklingspotentiale for mange projektledere og projektorganisationer ligger inden for kommunikationen og i de interne, såvel som de eksterne, samarbejdsprocesser i projektet.

Det lineære og strukturvenlige projektsyn bliver således både udfordret af usikkerheden og omskifteligheden i omgivelserne samt af en stigende faglig og opgavemæssig udfordring i selve projektarbejdet. Dermed øges nødvendigheden af at få de interne kommunikative processer til at fungere i relation til de komplekse opgaver.

Grundantagelser om ledelse

Enhver styringsform udspringer af et rationale om, hvordan verden hænger sammen. Således kan man argumentere for at projektarbejdsformen har hentet sin primære inspiration fra et mekanistisk og rationalistisk perspektiv, og at denne tænkning har været meget hjælpsom i forhold til at skabe tydelige og klare rammer omkring projektarbejdet. Men der synes i dag at være flere og flere situationer, hvor det ikke slår til.

Den systemiske tænkning er en vigtig inspirationskilde i forhold til netop denne dimension af ledelsesarbejdet - en inspirationskilde, der nu også påkalder sig nysgerrighed inden for projektfeltet. Den systemiske tænkning er som praksisform oprindeligt en tænkning, der er opstået inden for den terapeutiske verden, særligt familieterapien har været en væsentlig bidragyder, hvor tænkningen har været central i forhold til metodisk at håndtere de komplekse problemstillinger forbundet med feltet.

 Fra objektiv sandhed til meningsskabelse

Den systemiske tænkning trækker på inspiration fra en lang række vidensfelter og benævnes derfor som oftest ikke som én teori. Af de mest centrale vidensfelter kan nævnes; biologi, sociologi, metateori (videnskabsteori), antropologi og kybernetik.

Fælles er et erkendelsesteoretisk afsæt, med en forståelse af, at vi som individer oplever verden indefra. Det vil sige, at vi alle har individuelle og dermed latent forskellige forståelser og perspektiver på verden og dens virkemåde, ”alle beskrivelser af verden er beskrevet af nogen” (Maturana og Poerksen 2010).

Dermed opløses forståelsen af at kunne forstå og beskrive verden objektivt. Verden bliver et mangefacetteret sted, hvorom der ikke kan siges noget entydigt, men hvor der til gengæld eksisterer mange forskellige perspektiver på enhver given situation.

Udfordringen set i et projektorganisatorisk perspektiv bliver at koordinere disse forståelser på måder, der leder til handlinger, som er ønskelige for projektets fremdrift. Fokus flytter således fra individer og objektive sandheder til fælles meningsskabelse via kommunikation i relationer.

Udfordringerne er sjældent lineære

Den klassiske modernistiske forståelsesramme har tilvejebragt en stor viden og kompetence til at håndtere mekaniske systemer, der er kendetegnet ved en høj grad af forudsigelighed. Det vil sige, at der er en lineær sammenhæng mellem årsag og virkning. Den systemiske tænkning orienterer sig i stedet mod at skabe en forståelsesramme, der også kan anvise handlemuligheder i sociale systemer.

Den grundlæggende antagelse er, at når et mekanisk system, som eksempelvis et bagagehåndteringssystem i en lufthavn, bryder sammen, vil det være muligt at analysere bagagehåndteringssystemet og finde årsagen til problemet. Rettes fejlen, vil bagagehåndteringssystemet fungere igen. Hvis der derimod er samarbejdsproblemer i en del af lufthavnens organisation, vil der givetvis være mange forskellige forklaringer på, hvad der er problemet, årsagen til problemet og hvilke veje, der kunne lede til en bedring.

Konteksten skal med

I den sammenhæng vil det oftest ikke være meningsfuldt at tro, at man kan udskifte én komponent, og at problemet så er løst. Begrebet ’system’ referer således til, at intet kan ses adskilt fra dets omgivelser eller kontekst. Dermed følger et andet karakteristika ved den systemiske tænkning, nemlig et fokus på at se på helheder i stedet for enkeltdele. Fx vil man ikke i lufthavnseksemplet se på den enkelte medarbejder isoleret, men i stedet se på den samlede gruppe af medarbejdere og hvordan de interagerer med hinanden. Kun ved at fastholde et blik på hele systemet er det muligt at finde brugbare løsninger.

Den systemiske tænkning udgør et sæt af tænkemåder og praksisformer, der er i overensstemmelse med mange projektlederes oplevelse af, at verden omkring dem er præget af kommunikative og samarbejdsorienterede problemstillinger. Dertil hører også, at projekters omgivelser er dynamiske, og at kommunikation og forhandling af fælles forståelser spiller en væsentlig rolle i arbejdet med at agere i disse.

 

På uddannelsen, Den systemiske projektleder, får du metoder og teori, der sætter dig i stand til at arbejde med de sociale systemer i dine projekter. Uddannelsen tager udgangspunkt i dine projekter og du vil arbejde med læring gennem dit daglige virke som projektansvarlig.