Procesarbejde: Giv slip og stol på processen

Det komplekse arbejdsliv kræver mod og redskaber til at stå i det uvisse. Og at vi opgiver tanken om at kunne styre det hele.


/ Af Bjarne Stark, AttractorKurser

Det komplekse arbejdsliv handler ikke om at finde den rigtige løsning. Det handler mere om at skabe processer, der giver løsninger, som er gode nok, og som kan omsættes til organisatorisk handling. De næste beslutninger træffer du med afsæt i den virkelighed, der har udviklet sig. Planerne må du justere løbende, og det kræver et vist mod.

Nye udfordringer kræver nye tilgange

Hvordan ser det komplekse ud i praksis? Mange vil kunne genkende situationer præget af udtalelser som disse: ”Nej det kan vi ikke, fordi…”, ”Vi skal også huske at…”, ”Hvad gør vi med…”, ”Hvis vi gør det, så tager vi ikke højde for…”

Bemærkningerne faldt i forbindelse med et møde om semesterplanlægning på en større uddannelsesinstitution, som jeg faciliterede. Det var tredje gang, vi kørte fast. Jeg hørte mig selv sige:
”Det er som om, at hver gang vi forsøger at indfange den kompleksitet, der er i situationen, så smutter den mellem hænderne på os igen”. Der blev stille, og jeg fortsatte uden at tænke over det:
”Jeg foreslår, at vi i stedet for at planlægge inviterer underviserne til en proces, hvor vi tager udfordringerne med semesterplanlægningen i den rækkefølge, de finder dem mest presserende, og ser, hvad der sker”.

Fra kompliceret til kompleks

Fra et mere teoretisk perspektiv kan man tale om, at planlægningsopgaven i ovenstående eksempel er blevet kompleks. Tidligere var den måske nok kompliceret, men den kunne fuldbyrdes. Kompleksitet kan defineres ved, at flere faktorer påvirker situationen og hinanden på uforudsigelige måder. Semesterplanen skulle koordineres med tre andre uddannelsesinstitutioner, og dele af undervisningen skulle ske via fælles projekter. Hvad man beslutter på én uddannelsesinstitution får altså pludselig konsekvenser for de to andre.

Planlægning versus emergens

Objektive og analytiske planlægningstilgange kræver overblik. Imidlertid befinder mange organisationer sig i situationer som den ovenstående, der i praksis kun svært lader sig overskue. 

”I takt med væksten i kompleksiteten er vores evne til at iagttage samfundet og overskue helheden blevet indskrænket og undermineret. Hvor vi før lavede femårsplaner og planlagde katedraler, der ikke stod færdige i vores egen levetid, er det i dag ofte svært at overskue udviklingen og mulighederne få måneder frem.”
(N. Luhmann)

I komplekse situationer er der mange mulige udfald og dermed mange veje at gå i opgaveløsningen. Eksemplet med semesterplanlægning kan eksekveres på et utal af måder. At lede efter den bedste løsning vil tage tid og vil ofte alligevel ikke føre til noget konkret svar. At invitere underviserne til at arbejde med problemerne og i fællesskab udforske mulige veje frem, kan beskrives som en involverende og emergerende proces.

Stol på processen

I et komplekst arbejdsliv drejer det sig ikke om at finde endelige løsninger. Det vil snarere være hjælpsomt at tænke på målet for processerne som 'gode nok løsninger'. En kernekompetence bliver evnen til at stole på processerne: Vi kan ikke se hele løsningen nu, men hvis vi arbejder løbende med det, vil den udvikle sig undervejs.

Når opgaverne ændrer karakter fra at være standardiserede og håndtérbare til at have et løbende fokus på udvikling og forandring, opstår kompleksiteten. Udfordringen ligger i, at mange af de værktøjer og forestillinger om gode arbejdsgange, der præger os, har rødder i et arbejdsliv, der var. Dette paradigmeskifte kræver ikke bare nye samarbejdsformer men også nye værktøjer i tilrettelæggelsen af arbejdet.

Drop kronologien

Klassisk planlægning, som eksempelvis en semesterplan, har typisk et element af tids- og aktivitetsstyring. Det vil sige en kronologisk beskrivelse af, hvad der gøres hvornår. Den type planlægning kræver overblik. Arbejdet i det komplekse bliver ofte væsentligt nemmere, når vi dropper forestillingen om kronologi og i stedet tager fat, hvor der er lyst og mulighed. Sådan en tilgang kræver løbende monitorering af fremgang og målopfyldelse, så de efterfølgende aktiviteter kan disponeres med afsæt heri. Derfor kan fx visuelle plancher og grafiske faciliteringsmetoder ofte bidrage med viden om, hvor vi er længst, og hvor vi skal sætte ind med næste aktivitet.

Udfordringen er at give slip

På den workshop, der fulgte efter planlægningsmødet, valgte uddannelsesinstitutionen at arbejde med et online styringsværktøj, der giver løbende overblik og bidrager med mulighed for kvalificeret dialog om de næste skridt. Udfordringen for den enkelte er at give slip på drømmen om styring. At få styr på noget har altid været forbundet med en følelse af tryghed. For mange er det derfor vanskeligt at gå ind i emergerende processer, fordi de er vant til at tænke på sig selv som nogen, der har overblik og kontrol. Samtidig forestiller de sig måske også, at det er det, omgivelserne efterspørger og forventer.

Mod og tillid er fremtiden

Fremtidens medarbejdere og ledere er snarere nogen, der har mod til at stå i det uvisse, og har tillid til at ting­ene ordner sig, når bare vi arbejder med dem løbende. Sandsynligvis vil en sådan tilgang også skabe større tryghed i omgivelserne, end de klassiske ledelses- og planlægningsdyder tilbyder, når konteksten bliver kompleks.

I 90’erne og 00’erne var kompleksitetsteori genstand for stor teoretisk og akademisk opmærksomhed. Nu er kompleksiteten mange steder blevet til konkret og udfordrende virkelighed. Næste skridt bliver for mange organisationer at udforske, hvad det betyder for deres planlægning, deres udviklingsprocesser og forståelse af, hvad god ledelse er.

 

Vil du lære mere om for eksempel procesarbejde eller ledelse? Så giv vores kursuskatalog et besøg.