Coaching: Gør trivsel til et fælles anliggende

Medarbejdertrivsel kan ikke forbedres uafhængigt af medarbejderne selv. Det har Thisted Forsikring taget alvorligt i en trivselsproces på tværs af hele organisationen.


/ Af Jacob Sønderskov, manager, Rambøll Management Consulting, Attractor. Artiklen er også bragt i HR Chefen nr. 5 2014.

Medarbejdertrivsel kan ikke forbedres uafhængigt af medarbejderne selv. Det har ledelsen i Thisted Forsikring taget alvorligt i en trivselsproces, der involverer medarbejderne før, under og efter en unik måling og med dialoger på tværs af hele organisationen som drivkraft.

"Forløbet har skabt en kultur, hvor man taler om trivsel åbent og som en fælles ambition. Det har skabt stor lyst til at arbejde med og tale om trivsel i de enkelte afdelinger såvel som på tværs af organisationen, i stedet for at man går og putter med det.

Trivselsarbejdet står højt på mange organisationers dagsorden. Ønsket er at forbedre samarbejde og bundlinje. Typisk sætter man en trivselsmåling i gang, hvorefter ledelsen og et eventuelt samarbejdsudvalg formulerer handlingsplaner med ønsket om at forbedre trivslen. Problemet ved denne tilgang er imidlertid, at trivselsarbejdet bliver en aktivitet, der foregår afkoblet fra de medarbejdere, som målingen reelt skal gøre en forskel for. I Thisted Forsikring har man i samarbejde med Rambøll Management Consulting valgt en radikalt anderledes tilgang, der kombinerer en trivselsmåling med dialog og læring. Den involverer medarbejderne allerede før selve målingen sættes i søen og forankrer resultaterne længe efter.

Trivselsrepræsentanter driver processen

Trivselsmålinger består ofte af generiske spørgeskemaer, hvor de temaer og spørgsmål, der spørges ind til, er formuleret på forhånd. Således risikerer man, at trivselsmålingen aldrig bliver nærværende for den enkelte medarbejder. I Thisted Forsikring har man i stedet valgt at involvere medarbejderrepræsentanter, der vælges afdelingsvist af medarbejderne selv. Forløbet tager afsæt i en workshop, hvor repræsentanterne diskuterer og undersøger, hvad der er afgørende for trivslen i lige netop Thisted Forsikring. Herved opstår centrale temaer på baggrund af medarbejdernes oplevelse af trivsel, som i samarbejde med Rambøll Management Consulting omdannes til selve trivselsmålingen. Spørgsmålene fremstår derfor nærværende og relevante.

100 procent engagement

Ved at involvere repræsentanterne forud for målingen var dialogerne omkring trivsel allerede sat i gang, før målingen blev sendt ud. Det medførte et engagement, der resulterede i en enestående høj svarprocent på 100. For medarbejderne var det et fælles ansvar at give sit besyv med i målingen, og i stedet for en mail fra direktøren var det kollegerne, der pressede på, for at alle skulle besvare skemaet. Det har givet større tillid til forløbet og en tryghed til, hvordan resultaterne opstår samt efterfølgende skal bruges. Om svarprocenten siger Inge Andersen fra Skadeafdelingen i Thisted Forsikring:

”Den brede forankring, hvor hver afdeling har haft en eller flere repræsentanter, har medført, at det var nemt at tage fat i kollegerne og opfordre dem til at besvare. Det var noget, vi var fælles om.”

Brugbare resultater

Når medarbejderne definerer indholdet i en trivselsmåling afspejler resultaterne i høj grad de temaer og spørgsmål, der er de vigtigste for trivslen i en pågældende organisation. Trivselsarbejdet er naturligvis ikke overstået med resultaterne, men har tværtimod været katalysator for den videre dialog om, hvordan trivslen kan blive endnu bedre. Trivslen er med andre ord sat på dagsordenen, og på en efterfølgende workshop med trivselsrepræsentanterne fremkom tre klare indsatsområder og handleplaner. Alma Babovic, der er tovholder på forløbet, bemærker, at

”Forløbet har skabt en kultur, hvor man taler om trivsel åbent og som en fælles ambition.Det har skabt stor lyst til at arbejde med og tale om trivsel i de enkelte afdelinger såvel som på tværs af organisationen, i stedet for at man går og putter med det. Fordi medarbejderne har været involveret fra start har det også medvirket til, at selve målingen ikke bare blev ”endnu en måling”, men i stedet en åben invitation til at deltage i trivselsarbejdet.”

Dermed er ansvaret for trivslen ikke forankret hos enten ledelsen, medarbejderne eller i trivselsmålingen, men er
et fælles anliggende, som alle har lyst til at tage del i. Det skaber yderligere tillid på tværs:

”De fælles dialoger har skabt en stor tillid imellem ledelsen og medarbejderne, hvor det er blevet legitimt at tale om trivsel, og hvor medarbejderne kan mærke, at temaet er kommet på dagsordenen,” fortsætter Alma Babovic.

Fremadrettet lever dialogerne og fokuspunkterne i gruppen af repræsentanter, der mødes regelmæssigt for at følge udviklingen og justere eventuelle indsatser, samtidig med at resultaterne fra målingen også er blevet afsæt for en åben dialog om forbedring af trivslen på hver afdeling.

Ledelsesmæssigt fokus

Det kræver mod og tillid og en smule tålmodighed at involvere sine medarbejdere i det omfang, som finder sted i Thisted Forsikring. Ledelsen spiller her en central rolle for at skabe de bedst mulige betingelser. En af ledelsens svære opgaver er at skabe en platform på tværs af organisationen, der giver plads til de vigtige dialoger, og det kræver en grundlæggende forandring af kommunikations- og samarbejdskulturen. For at kunne lykkes er det afgørende, at medarbejderne føler, at dialogerne prioriteres og får plads i den daglige praksis, hvilket er en nøgleudfordring. Den udfordring har Thisted Forsikring løbende arbejdet med, og det har krævet en  tilvænningsperiode. I det daglige er trivslen dog kommet på dagsordenen og kommunikationen er blevet styrket med et større fokus på ros og anerkendelse af medarbejderne, som et centralt tema.

”Dialogen i mellem ledelse og medarbejdere er blevet forbedret, og handlingsplanerne har medført en positiv forskel i måden, vi kommunikerer på. Nu har man lyst til at yde en ekstra indsats,” udtaler Inge Jensen.

Fokusset på trivsel er etableret som et fast punkt på afdelingsmøderne, mens et trivselsudvalg bestående af tre samarbejdsrepræsentanter har ansvaret for at drive processen i samarbejde med ledelsen. Forløbet handler på den måde ikke om at give medarbejderne frie tøjler, men om at bemyndige medarbejderne med de bedst mulige betingelser for at tage ansvar for trivslen. Om at bemyndige medarbejderne udtaler direktør Dennis René Petersen;

”At den involverende proces skaber en bedre platform for kommunikation, der påvirker korpsånd såvel som sygefravær. Det er en lang proces, som også tager tid, men vi har allerede kunnet handle konkret på flere af fokusområderne, som medarbejderne har fremsat, og flere af punkterne smitter positivt af på hinanden. Dialogerne er desuden en god anledning til at skabe en dybere gensidig forståelse af, hvad der af forslagene kan lade sig gøre, og hvad der ikke kan.”

Medarbejdere og dialog i centrum

I Thisted Forsikring oplever medarbejderne større grad af samarbejde og en bedre platform at udvikle trivslen fra. Det er imidlertid ikke resultater, man kommer sovende til. Involvering af medarbejdere kræver ledelsesmæssigt mod og tillid til, at medarbejderne er den vigtigste kilde til bedre trivsel. Forløbet har indtil nu vist, at forbedret trivsel handler om at skabe en kultur, hvor dialoger og åbenhed om de vigtigste temaer får plads og prioriteres af ledelsen.

Dermed kan forløbet ikke ses som et quick-fix. I stedet ses en begyndende kulturændring, som kræver et vedholdende fokus fra ledelsen såvel som medarbejderne. Sidstnævnte har vænnet sig til at tale om trivsel på en ny måde og samtidig tage ansvar og ejerskab for trivslen. Forventningen hos Thisted Forsikring er derfor, at  anerkendelsen af medarbejdernes input og engagement i sidste ende kan vise sig ikke blot at skabe bedre trivsel, men også en bedre forretning.

 

Hvis artiklen har inspireret dig til at ville fremme trivslen og kommunikationen i din organisation, kan du finde yderligere inspiration blandt vores kurser. Ellers er du altid velkommen til at kontakte os for vejledning, så vi kan hjælpe dig og dine kolleger med at opnå mest mulig trivsel på arbejdspladsen.